Számlázó program választásánál is nyugodtan kijelenthetjük, hogy a bőség tárházával állunk szemben. A kínálat rendkívül széleskörű. Funkciók, ár vonatkozásában alapos körültekintést igényel a program választása mindenképpen. Alaposan tájékozódni kell ahhoz, hogy megfelelő legyen a választás, hogy a cége, vállalkozása a leghatékonyabb, legmegfelelőbb számlázó programmal rendelkezzen.

A cégek, vállalkozások többségénél elsődleges tényező lehet a választásnál, az ár, mint meghatározó tényező. Különösen kezdő, kisebb vállalkozásokra, cégekre jellemző, hogy számlázó program választásánál egy ingyenes szoftvert választanak, mint indulási segédlet. Az ingyenes szoftverek tekintetében is számlázó program kavalkád állhat rendelkezésünkre. Olyan programok is rendelkezésünkre állnak, melyek a cég, vállalkozás tevékenységének változásával, egyéb, gyakran változó követelményi rendszer megfelelésének tovább fejleszthetőek, bővíthetőek igény szerint.

Lényeges szempont a vállalkozói életben; gyorsan és hatékonyan változni, változtatni, az egyre igényesebb vevőkhöz, a jogszabályi feltételeknek való megfelelés, és nem utolsó szempont, hogy a munkatársaink is kedveljék, legyen a számlázó programunk felhasználóbarát is.

Nézzünk először talán először egy nagyon fontos ismérvet, amelyek a jogszabályi feltételeknek való megfelelést jelenti számunkra. A jó számlázó program mindenkor naprakész, folyamatos jogszabálykövetéseknek, frissítéseknek köszönhetően, tehát mindig az aktuális jogszabályoknak megfelelően dolgozik/számláz.

Egyedi számlaszolgáltatások

Létezik olyan lehetőség, hogy a számlát digitálisan juttatjuk el a vevőhöz, pl email pdf formában. Ilyenkor a vevőnek kell kinyomtatni a számlát de ehhez szükséges egy nyilatkozat amelyet a vevő aláír és vállalja, hogy ő fogja kinyomtatni a digitális számlát. Ez a lehetőség egyfajta átmenetet képez a hagyományos és az elektronikus számlázás között, így a számla kiállítója a postaköltségen sokat megspórolhat.

Illetve vannak olyan számlázó programok amelyek e-számla kiállítására is alkalmasak. Ez egy digitális aláírással ellátott bizonylat ami teljesen hiteles, így rögtön kontírozható, illetve évekig elérhető az ilyen szolgáltatást nyújtó számlázó program szerverén. Az archiválás így megoldottá válik.

Néhány további fontos szempont:

• Arra is érdemes odafigyelnünk, hogy a számlázó programot kínáló cég valós-e; az internet segítségével ennek többféle módon utána tudunk nézni, esetleg eddigi vásárlói/felhasználói vélemények után böngészve, máris tisztább képet kaphatunk az esetleg megvásárolandó programról. Feltételezhető, hogy egy nagyobb cég az idők folyamán sokkal nagyobb energiát tud belefektetni a program fejlesztésébe illetve a terméktámogatásba, mivel erre szakosodtak, mint például egy kisebb, esetleg többféle dologgal foglalkozó cég. 
• Számlázó programunk, könnyen értelmezhető, felhasználóbarát legyen, használati utasítás mindenképpen kell, ez segíthet bennünket a kisebb kérdések, problémák megoldásában. 
• Egy jó számlázó programnál jogos elvárásunk lehet, hogy ne „csak” számlázni tudjunk a programmal, hanem az ügymenethez kapcsolódó különböző funkciókkal segítsék a munkánkat. 

• Árajánlat készítés ami csatoltható legyen számlához.

• A szoftverből feladás készíthető e kettős könyvelési programok felé.

•  

  Email küldés, számla küldés csatolt pdf formátumban.
• Szükséges e az Oline számlázás ami nem igényel telepítést, esetleg mobileszközökön elérhető legyen.
• Elektronikus számlázás, ha szükséges
• Adatszolgáltatás a NAV felé, 2018 -től online adatszolgáltatás

Ügymenethez kapcsolódó kérdések: 

• A számlázó programot hány gépen szeretnénk futtatni cégünkön belül?
• Hagyományos, vagy e-számlát szeretnénk kiállítani?

Az e-számla, minden tekintetben megfelel az aktuális hatályos törvényi feltételeknek. Előnye többek között, hogy nem kell kinyomtatni, elektronikus úton továbbítható, illetve tárolható.

• Szükségünk lesz-e devizaszámlázásra is?
• proforma számla, előlegszámlára szükségünk van e?

Lényeges, hogy a program csak belföldi, forint alapú, vagy deviza alapú számlák követésére is alkalmas legyen.

• A hamarosan éles funkcióba lépő, a NAV felé történő online adatszolgáltatás rendszere főleg a számlázó programokra vonatkozik, olyan rendszert kell kiépíteniük a programot értékesítő cégeknek, hogy az érintett számla adatait automatikusan tudja küldeni a NAV felé.

A számlázó programot használó cég, vállalkozás feladata annyi ebben az esetben, hogy olyan számlázó programot válasszon, amely az online adatszolgáltatást zökkenőmentesen el tudja látni.

Fontos, hogy olyan programot válasszunk munkánkhoz, amely könnyen átlátható, használata könnyen értelmezhető, esetleges helyettesítésnél, nem okoz gondot a betanulás. Minden esetben munkánkat segítse, támogassa.

A rendkívül sokrétű, stresszes vállalkozói életben a megbízható, és jól kiválasztott számlázó program biztos pont, és pozitív élmény vele dolgozni.

A cikkünkben csak a legfontosabb kérdéseket próbáltuk összeállítani, a kiválasztásnál arra kell törekedni, olyan termék mellett döntsünk, amely a lehető legjobban megfelel a cég tevékenységi körének.

Meg kell itt említenünk, hogy léteznek ingyenes szoftverek is, viszont itt arra kell figyelni. hogy ott általában ugyan teljes programot kapunk, a további igényekért fizetnünk kell.