Egyre nagyobb az igény a cégnél zajló folyamatokat áttekintő, rendszerező szoftverrendszerekre. Nem kis feladat eligazodni manapság a vállalatirányítási rendszerek piacán, jó tanácsként azonban elmondható, hogy nem csak az ár alapján érdemes egyik vagy másik program mellett szavaz
Több szempont is szerepet játszik abban, hogy egy cég vezetői az egyik vállalatirányítási szoftver bevezetése mellett döntöttek. Egyrészt, cégük méretei miatt időszerű volt a fejlesztés, másrészt új ügyfelük is ettől tette függővé az együttműködést, de a könnyebb tervezhetőség miatt is fontolgatták már a szoftver megvásárlását.
Rövid tesztüzem után érdemes testre szabni a szoftvert
"Korábban több nyilvántartást is vezettünk a cégen belül, egy bizonyos idő után azonban képtelenség például "excel táblázatokban" tárolni a fontosabb adatokat. Viszont ha a cég jól kezeli ügyviteli rendszerét, akkor gombnyomásra hozzáférhetők lesznek a lényeges információk, így kiderül, milyen költséghatékonysággal dolgozik a vállalat, milyen beszerzések szükségesek a közeljövőben és így tovább. A bevezetés során a fokozatosság elvét érdemes követni, azaz rövid tesztüzem során felmérni a szoftver használhatóságát, ezután pedig saját cégünkre szabni azt. Néhány szoftvergyártó lehetővé teszi, hogy egy tanulórendszert használva megismerhessük a majdani ügyviteli rendszert. Fontos, hogy a bevezetés ne húzódjon el. Először a cég egyik részlegén, például a gyártási osztályon kell tesztelni a programot, majd miután ott megfelelően működik, bevezethető a beszerzési vagy a szállítmányozási egységeknél is. Még a konkrét munka előtt üljünk le a gyártó cég szakembereivel, megvitatni, milyen elvárásaink vannak a rendszerrel kapcsolatban" - A munka egyik legfontosabb tényezője a kommunikáció. A bevezetés ugyanis visszaüthet, ha az alkalmazottak nem győződnek meg a szoftver hasznáról, illetve később nem kérik számon napi szintű használatát.
Százmillió forintot is költhetünk a szoftverre
Szakértői szemmel szerint ma már nincsenek rossz rendszerek, viszont könnyen előfordulhat, hogy egy vállalkozás olyan szoftvert választ, amelyre (még) nincsen szüksége. A moduláris felépítés azért fontos, hogy az alapprogram megvásárlása után a rendszer később továbbépíthető legyen. A modulok önmagukban is képesek egy-egy területen önállóan működni, így a fejlesztés során nem szükséges a régi rendszer cseréje vagy átalakítása, hiszen az új elem hozzáépíthető a régihez. Az adatok mindegyik modulból elérhetők, így nincs szükség többszörös adatbevitelre sem.
A szoftverfejlesztő szakemberek úgy tartják, egy vállalkozás milliókat takaríthat meg egy jól megválasztott ügyviteli rendszerrel. A fordítottja is igaz azonban, ha rosszul választ a cégvezető az nagyon sok bosszúságot, plusz munkát és kiadást jelenthet. A vállalatirányítási rendszerek ára néhány százezer forinttól akár százmillió forintig terjedhet. A multinacionális vállalatok több milliárd forintot is elköltenek erre a célra. Egy átlagos méretű és árbevételű cégnek körülbelül kettő-három millió forintot érdemes rászánnia. Az éves karbantartási, fejlesztési és üzemeltetési költség pedig a beszerzési ár közel harmada lesz.
Forró drót az NAV-hoz?
A beszállítókkal és vevőkkel történő adatkapcsolat csökkenti a hibalehetőséget, könnyebbséget jelent az adminisztrációs munkában és a cég időt is megtakaríthat. A termelő és gyártóberendezésekkel fenntartott adatkapcsolat révén jóval pontosabb nyilvántartás vezethető a felhasznált alapanyagokról. Egyes hivatalok rendszerei lehetővé teszik, hogy adatokat küldjünk és fogadjunk saját hálózatunkból. Ilyen módon kommunikálhatunk az adóhatósággal vagy saját bankunkkal is. A jövő - úgy tűnik - az operációs rendszerekkel és a rájuk épülő programokkal is párbeszélni képes vállalatirányítási rendszereké.
"Sok cégvezető ismeri fel, hogy az információ hatalom, de sajnos olyan üzletemberekkel is találkozom, akik azért nem alkalmazzák a vállalati szoftvereket, mert attól félnek, ha egy helyen csoportosítva megtalálhatók a fontos adatok a cégről, akkor esetleg a dolgozók többet tudhatnak meg, mint ami rájuk tartozik, esetleg önálló vállalkozásba kezdenek. Természetesen a legtöbb rendszerben beállítható a jogosultságok rendszere, vagyis minden felhasználó esetében meghatározható, hogy csak a munkájához szükséges adatokhoz férjen hozzá. Az ilyen félelmek tehát teljesen alaptalanok" Manapság az adatok védelme az adatlopások miatt is rendkívül fontos. A felhasználók által végzett műveletek visszakövethetősége alapvető, akárcsak az olyan mértékű titkosítás, hogy elveszett laptop esetén se férhessenek hozzá illetéktelenek a céges adatokhoz.