Fontos tudnivalók az útnyilvántartásról témakörben.  Mint ahogy a NAV hivatalos állásfoglalása is kimondja: „ A jövedelemszerző a tevékenységéhez használt gépjármű költségelszámoláshoz útnyilvántartás vezetésére kötelezett.” Külön útnyilvántartást kell vezetnünk minden gépjármű tekintetében.

Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni, a gépjármű forgalmi rendszámát, az adott kategóriára érvényes fogyasztási normát, továbbiakban az év első és utolsó napján a kilométeróra állását, azonban, ha a költségelszámolásunk úgy igényli, ezeket havi rendszerességgel kell feltüntetni.

 Az útnyilvántartásban szerepelnie kell még

- Az utazás időpontjának

- Az utazásunk céljának

- Felkeresett üzlet partner megnevezése/címe (honnan-hová)

- A megtett kilométereket tételesen,(közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát).

Útnyilvántartásunk, a fentiekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás dátumát és költségeit is tartalmazhatja.

Munkánkat az útnyilvántartás rendszerében programok segíthetik, könnyíthetik. Nagyon lényeges, hogy a használt útnyilvántartó programunk mindenkor megfeleljen az érvényes adótörvényeknek. Meg kell itt említenünk még, hogy a programokban nagyon sok minden automatizálva van, de az aktuális, törvényi előírásoknak megfelelő adatokat minden esetben fel kell vinnünk, azt a program „magától” nem végzi el.

Nézzük meg bővebben is:

Kiknek is kell útnyilvántartást vezetniük?

Bér és lízingelt autók ÁFA visszaigénylése esetében, tételes útnyilvántartásban kell rögzíteni a céges/magán utak arányát, nyilvánvaló, hogy a céges rész után lehet arányosan visszaigényelni az ÁFA-t.

Egyéni vállalkozó, magánszemély, jövedelemszerző tevékenységéhez szintén útnyilvántartásra kötelezett, itt lehetőség van, az 500 km-es átalányadózás választására is (de mindenképp cégautóadó köteles).

Háziorvosok csak abban az esetben mentesülnek a cégautóadó alól, amennyiben a praxisához használt gépjárművéről útnyilvántartást vezet.

Nem kötelező, de erősen ajánlott, cégeknek, vállalatoknak, céges tulajdonban lévő gépjárművük után útnyilvántartást vezetniük, azonban a költségek egyértelmű bizonyítása végett ajánlott, mert számos esetben a NAV is kéri/kérheti.

Egyértelműen akkor nem kell útnyilvántartást vezetnünk, ha az autó céges tulajdonban van. Ha a céges gépjárművet magánutakra is használjuk, cégautó adó megfizetése mellett nem kell bajlódnunk az útnyilvántartó vezetésével, még fontos, hogy a javítási számlán 50 %-os áfa levonhatósági szabályt is alkalmazni lehet.

Más szabályok érvényesek az útnyilvántartásra vonatkoztatva, amikor úgynevezett nyílt végű lízing keretein belül használjuk az autót. Tételesen szét kell választani a céges és a magán használatot, az ÁFA-t is ennek arányában tudjuk visszaigényelni. Ha a cégnek, vállalkozásnak több ilyen lízingelt autója van érdemes, útnyilvántartásra alkalmas szoftvereket alkalmazni mindenféleképpen.

Találkozhatunk olyan esetekkel is, amikor a cég, saját gépjármű használatára kéri/kötelezi az alkalmazottját.

Ezen esetekben úgynevezett kiküldetési rendelvény, amit kell vezetni.

Összegezve:

- Amennyiben a cég/vállalkozás saját tulajdonú autóját használja – nem kell útnyilvántartást vezetnie.

- Nyílt végű lízing autó használata esetén – kell vezetni útnyilvántartást.

- Magánautó céges használatakor – kiküldetési rendelvényt kell vezetni.

Fontos tényező, hogy cégautó esetében a költségek elszámolása nem az útnyilvántartás alapján, hanem az üzemanyag-számlák alapján történik. Amennyiben útnyilvántartásra kötelezettek vagyunk, azt folyamatosan célszerű vezetni, nem lehet tudni, hogy a NAV mikor ellenőriz. 

Útnyilvántartó programot használók visszajelzéseiből olvashatunk, a tapasztalaton alapuló vélemények, lényegesek mindig: ► http://www.roadrecord.hu/velemenyek

Új tényező, hogy 2018. január 1-től bővülni fog költségelszámolás szempontjából, a saját tulajdonú gépjárműnek minősülő autók köre, közeli hozzátartozó tulajdonában lévő autók is számításba jöhetnek:

► https://ado.hu/rovatok/ado/sajat-tulajdonu-gepjarmu-koltsegelszamolasa-2018-tol.