Milyen szempontok figyelembevételével válasszunk cégünknek megfelelő könyvelő-szoftvert, ismételten fontos téma egy vállalat életében. A könyvelési munka létfontosságú egy cég életében, tehát egyáltalán nem mindegy, milyen könyvelő-szoftverrel dolgozunk. Egy jó könyvelői program használatával eleget tudunk tenni az aktuális jogszabályi feltételeknek, valamint az egyre inkább korszerűbb könyvelési elvárásoknak.

Elsősorban talán a kisebb cégeknek tudunk szempontokat adni a megfelelő könyvelő-szoftver vásárlásához, multiknál, ez már menedzsment szintű döntést igényel.

Meg kell vizsgálnunk: mire fogjuk használni a szoftvert, milyen elvárásaink vannak vele szemben:

• Abban az esetben, amennyiben adott a szoftver, cégeknek saját szoftverei dolgoznak, esetlegesen megnövekedett ügyfél igények kiszolgálására, lehetőség legyen úgynevezett szoftver „testre-szabási” lehetőségre. Ezt általában a szoftver cég külön díjazás ellenében el is végzi. Tehát kezdhetünk kisebb könyvelő programmal is, amennyiben megnövekszik az igény, nagyobb tudású programra bővíthető legyen, ez fontos szempont.
• Mindenképpen előreláthatónak kell lennünk a választásnál, ha jelenleg nincs szükségünk is egyes funkciókra, de nagy valószínűséggel a jövőben még hasznos segítő társunk lehet. Az esetleges jövőbeni igényekkel számolnunk kell már az elején.
• Kizárólag főkönyvi nyilvántartás vezetésére fogjuk majd használni könyvelő-programunkat?
• Kik lesznek a felhasználók, itt ismét fontos tényező, hogy az általános ügyviteli feladatok ellátása mellett, felhasználó barát legyen a program, szeressünk vele dolgozni.
• A szoftverünkkel milyen típusú bizonylatokat, kimutatásokat kell produkálni? Néhányat megemlítünk: főkönyvi kivonat, könyvelési naplók, főkönyvi kartonok, számlák, áfa-analitikák, mérleg eredmény kimutatások és sorolhatnánk a lehetőségeket. Szintúgy fontos szempont, az ügyfélnek van-e különleges kérése/igénye, jelentések, kimutatások stb. vonatkozásában.
• Bérszámfejtéssel mi foglalkozunk-e majd, amennyiben igen, van-e a könyvelő-szoftverünknek bérszámfejtő modulja, ha nincs, külső adatokat tud-e fogadni, illetve importálni egyéb helyekről?

További fontos szempontok az ügyviteli-könyvelői szoftver választásánál:

• programunk rendelkezik-e tárgyi eszköz modullal?
• amennyiben az ügyfeleim többségének sok tárgyi eszköze van, ezért legalább havi gyakorisággal jelentéseket kell készíteni, küldeni, akkor mindenképpen ajánlott, hogy szoftvert használjak.
• Meg kell vizsgálni, hogy a szoftver a számviteli törvényben előírtaknak meg tud-e felelni? Tud-e megfelelő, a számviteli törvényben, illetve a társasági adótörvény szerinti értékcsökkenést elszámolni, kimutatni? Képes-e például tárgyi eszköz leltárt készíteni?
• A főkönyv számára automatikusan tud-e feladást küldeni?
• Egy adott időszak főkönyvi eseményei alapján tud-e úgynevezett befektetési tükröt készíteni, ami kimutatja a vállalkozás eszköz állományához tartozó bruttó érték, nettó érték és költségként elszámolt értékcsökkenés alakulását.
• Kiemelten fontos, hogy könnyen átlátható legyen a programmal készített különböző listák, nyilvántartások, lekérdezések, kimutatások minősége.
• A könnyen átláthatóság mellett, a szükség szerinti könnyű korrigálás lehetősége is meghatározó lehet.
• Az adatszolgáltatási követelményeknek hibátlanul és határidőre tudjon eleget tenni.
• Lényeges lehet, a könyvelő-ügyviteli program kiválasztása során, hogy készletgazdálkodást kell-e végeznünk a programmal?
• Fontos szempont, hogy a kiválasztott programunk profi módon tudja kezelni a folyószámlát, vevők és szállítók vonatkozásában egyaránt.
• A választott könyvelő-programunk tesztelési lehetőségénél, a funkciók tényleges működésére/ számunkra megfelelőségére könnyen rá tudunk jönni.
• Rendelkezik-e a program automata-kontírozási lehetőséggel? Nagy mennyiségű azonos számlák esetében hasznos az automata-kontírozás, illetve abban az esetben is, amennyiben adatrögzítő végzi ezt a munkát.

További folyószámlát érintőtő szempontok még:

• Főképp sok kimenő számlával rendelkező cégeknél megspórolhatjuk a vevő számlák rögzítését. Régebbi szoftverek, egy átalakító szoftver segítségével képesek lehetnek külső adatok fogadására.
• Integrált rendszernél, minden egyszerűbb, mert egyazon rendszerből vesszük át az adatokat.

Még, a folyószámlát érintő gazdasági események könyvelhetőségével szemben:

• Az adatrögzítési munkák során, figyelmeztet-e a program amennyiben hibás adatokat rögzítenénk?
• Fontos lehet például, hogy lehet-e folyószámla, főkönyvi egyeztető listát lekérni?
• Folyószámla analitikában tudunk-e például vevőre, számlaértékre, forintra vagy devizára való hivatkozással stb. rákeresni?
• Lehetőségünk van-e a könyvelési-ügyviteli programunk használatával esetleg fizetési felszólítást nyomtatni?
• Van-e mód, korosító lista készítésére, egyre több megrendelő kéri.
• Találkozhatunk olyan esetekkel is, ahol a házi pénztárat is vezetnünk kell, esetleg egy külön pénztár módul hasznos lehet, vagy kifizetőbb egy integrált rendszerben gondolkodni. Ma már az érvényes jogszabályok szerint azonban a pénztárbizonylatok kiállítása többnyire az ügyfelek feladata lett.
• Deviza számlák esetében; szükséges-e valuta- és devizakészleteket nyilvántartani?

Érdemes még beszélni az aktív és passzív elhatárolásokról, vannak programok, amelyek ezeket automatikusan kezelik, azonban nem mindig szabályos módon, program választásánál ennek azonban nincs akkora jelentősége.

ÁFA analitika, kimutatások, nyilvántartások fontossága:

• Mint tudjuk, hogy az áfa adóbevallásának alapja a jól vezetett áfa-analitikán alapul. Ez, az a nyilvántartás, amelybe tételesen bekerül minden ki és bejövő számla tartalma, a megfelelő adóösszegekkel. Itt érdemes felülvizsgálni, hogy megfelelően tudja-e kezelni a program az EU-s áfa könyvelési tételeket, eltérő árfolyamok kezelését.
• A költség elszámolás, a könyvelő programot használóknál lényegesen megkönnyíti a munkánkat.

 A megfelelő könyvelő-ügyviteli szoftver kiválasztásánál kiemelten kell foglalkoznunk az ár-érték aránnyal, lényeges, hogy mennyibe fog kerülni a programunk. Több forgalomban lévő programnál találkozhatunk úgynevezett szoftverkövetési díjjal is, ez sem elhanyagolható tényező.

Előre pontosan tisztáznunk kell, hogy pontosan mi foglaltatik benne a szoftver árában, általában az első évben ingyenesek a frissítések, ingyenesek a programkövetések. Ahogy ezen idő lejár, illetve jogszabály változások esetén már nem spórolhatjuk meg a frissítéseket sem.

Ahogy már fentiekben is említettük, fontos a kiválasztott program működésének tesztelése, a DEMO verzió erre a legjobb, (általában ingyenesen letölthető az internetről). De személyesen is tájékozódhatunk, hiszen többféle könyvelői programmal találkozhatunk, többféle szoftvergyártó cég van jelen a piacon. Érdeklődni, kutakodni kell, hogy cégünknek, vállalkozásunknak a leginkább megfelelőt válasszuk.